⚠ Pred vama se nalazi dokumentacija za stariju verziju softvera i postoji mogućnost da nije ažurna.
Kalkulacije
Program je namenjen za izradu kalkulacija pri nabavci roba i sirovina. Ovde se rade kalkulacije vezane za sve celine u knjigovodstvu (veleprodaja, maloprodaja, repromaterijal, ...). Kalkulacije se rade na osnovu prispele otpremnice ili fakture od dobavljača.
Služi za:
- unos i ažuriranje kalkulacija
- pregled kalkulacija
- štampanje kalkulacija
- generisanje finansijskog naloga (opcionalno)
sl. 1
Na sl. 1 prikazan je glavni meni programa kalkulacije. Rad sa menijima (menu bar), paletama sa alatkama (toolbar) detaljno je obrađen u uvodnim napomenama za rad sa aplikacijom Profit soft u Windows okruženju. Osnove rada sa programima objašnjene su u modulu trgovina i usluge te će ovde biti objašnjene samo specifičnosti za kalkulacije.
Ulaz robe
Izborom stavke «Ulaz robe» iz glavnog menija otvoriće se ekranski formular koji služi za unos i ažuriranje kalulacija (sl. 2). Kalkulacije, kao što i sam meni kaže služe za ulaz robe.
sl. 2
Kao vrsta dokumenta postoje sledeće opcije:
- Ulaz u VP
- Ulaz u MP
- Prijem robe u komision VP
- Prijem robe u komision MP
- Nabavka repromaterijala
Vrsta dokumenta određuje u koji magacin će biti urađen ulaz. Način rada je isti.
Zaglavlje kalkulacije
Zaglavlje kalkulacije unosi se i koriguje preko posebne forme za zaglavlje. Unosom zaglavlja kalkulacija dobija status započeta i potrebno je potom uneti stavke. Zaglavlje je uvek isto bez obzira na vrstu izabranog dokumenta, a sadrži podatke koji su obavezni i koji nisu. Program vrši kontrolu unosa podataka tako da ne može doći do greške.
U zaglavlju kalkulacije se unose:
Magacin - Izbor se vrši iz kombinovane liste «Magacin». Podatak je obavezan i opredeljuje gde ulazi roba, koji se lager i kartica ažuriraju i koji se šifarnik artikala koristi pri unosu stavki. Kombinovana lista «Magacin» je ograničena vrstom kalkulacije koja se otpočinje, pa će za ulaz u veleprodaju biti prikazani samo veleprodajni magacini, za maloprodaju samo maloprodajni magacini itd. Kombinovana lista magacin ne omogućava unos i ažuriranje šifarnika. Ukoliko je uneta makar jedna stavka kalkulacije izabrani magacin se ne može menjati jer su sve stavke kalkulacije vezane za jedan magacin.
Broj kalkulacije - program nudi zadnji broj koji je korišten za tu vrstu dokumenta za izabrani magacin. Treba uneti naredni broj kalkulacije. Ukoliko se ponuđeni prefiks promeni za naredne brojeve biće ponuđen novi.
Datum kalkulacije - nudi se sistemski datum. Moguće je uneti datum po želji, ali treba voditi računa o datumima knjiženja ulaza i izlaza robe zbog uticaja na karticu artikala.
Poreski period - nudi se sistemski datum isti kao i datum kalkulacije. Određuje kom poreskom periodu pripada kalkulacija za obračun PDV-a. Moguće je uneti datum po želji, a takođe se može naknadno menjati ukoliko kalkulacija ne zadovoljava zakonske uslove za odbitak PDV-a u tom periodu.
Konto i subanalitika – su dve kombinovane liste preko kojih se jedinstveno identifikuje komitent - dobavljač. Za konto se nude sva konta iz kontnog plana[^1] koja imaju subanalitiku dobavljači i inodobavljači. U zavisnosti od izabranog konta bira se subanalitika dobavljača ili inodobavljača. Kombinovana lista «Konto» ne omogućava unos i ažuriranje šifarnika. Subanalitika se bira unosom naziva. Nova subanalitika se otvara tasterom F5 kako je objašnjeno.**
Objekat subanalitike – svaki komitent može se voditi dodatno po svojim objektima. Nudi se iz kombinovane liste, koja je ograničena prethodno izabranom subanalitikom dobavljača.**
Organizaciona jedinica –se nudi iz istoimene kombinovane liste, a unos može biti obavezan ili ne, u zavisnosti od definisanih poslovnih pravila u Servisnom programu.
Valuta - definiše ugovorene vremenske uslove plaćanja. Nije obavezan unos jer se može desiti da ukoliko se kalkulacija radi na osnovu otpremnice ona ne postoji. Može se naknadno uneti radi izrade izveštaja.**
U zavisnosti na osnovu čega se radi kalkulacija unose se broj i datum fakture ili broj i datum otpremnice.
Zbirne vrednosti za fakturu – ukoliko su na fakturi rabat i popust dati u ukupnom iznosu oni se ovde unesu, a pri izradi kalkulacije se ne unose kod svake stavke. Na kraju se rasporede po stavkama (biće objašnjeno).**
Kontrolni PDV – unese se ukupan iznos PDV-a sa fakture. Služi za vizuelnu kontrolu ispravnosti kalkulacije.**
Izbija PDV – kalkulacija se može raditi od neto ili bruto cene. Ukoliko se radi od bruto cene onda se ova opcija uključi tako da program prepoznaje da treba izbiti PDV. Ukoliko se kalkulacija radi od bruto cene onda u ne treba unositi rabat i popust.**
Napomena – je neobavezno polje koja služe za unos dodatnih podataka
Važna napomena:
Kombinovane liste-combo box, osim u retkim slučajevima, dozvoljavaju da se preko njih ažuriraju šifarnici, na način da se u kombinovanoj listi pritisne taster «F5» ili se lista dva puta brzo (engl. Double click) pritisne mišem. Ukoliko eksplicitno nije naglašeno drugačije, podrazumeva se da kombinovana lista podržava ovu konvenciju.
Nakon unosa zaglavlja, pristupa se unosu stavki kalkulacije u tabeli u centralnom delu ekranskog formulara za unos i ažuriranje kalkulacija. Rad sa tabelarnom kontrolom najsličniji je radu u nekom od programa za tabelatne proračune i objašnjen je u opštim napomenama za rad u Windows okruženju i sa aplikacijom Profit soft.
U stavkama kalkulacije se unose:
- Artikal –bira se izborom iz kombinovane liste, koja je ograničena na artikle iz šifarnika za uneti magacin u zaglavlju kalkulacije. Unosom artikla počinje se unos svake stavke. Nakon izbora artikla program za obeležja «Količina» i «Cena» nudi podatke sa lagera, ukoliko oni postoje.
- Količina* – unosi se sa fakture, u jedinici mere koja je uneta za određeni artikal. Napomena
Količina može biti i negativna (storno), što može predstavljati povraćaj ili ispravku ranije kalkulacije. Program tada kontroliše stanje zaliha.
Fakturna cena - unosi se neto ili bruto cena sa računa. Program nudi prodajnu cenu sa lagera ukoliko artikal postoji na zalihama.*
PDV – program sam izračunava na osnovu tarife artikla. U zavisnosti kako je označeno u zaglavlju kalkulacije računa ga na unetu cenu ili ga izbija iz nje.*
U daljem radu može se redom unositi rabat i popust i to u procentualnom ili dinarskom iznosu ili se može rasporediti na kraju kalkulacije ukoliko su dati u ukupnom iznosu i uneti u zaglavlju kalkulacije. Uneti rabat i popust smanjuju osnovicu za PDV i unose se samo kad se kalkulacij a radi od neto cene.
Zavisni troškovi se u programu unose preko posebne forme za ulazne račune pa se nakon raspoređivanja prikažu u stavkama kalkulacije. To je najispravniji način rada jer se na taj način račun za troškove prikaže i u KPR. Ukoliko se unose posebno u svakoj stavci mogu se unositi u procentualnom ili dinarskom iznosu, ali je potrebnoi uneti i stopu za zavisne troškove. PDV se računa i na zavisne troškove.
Nabavna cena se formira automatski na osnovu unetih vrednosti.
Unosom marže u procentualnoim ili dinarskom iznosu formira se prodajna cena.*
Prodajna cena – formira se od nabavne cene i marže. Nakon unosa fakturne cene svi navedeni koraci mogu se preskočiti i odmahah uneti prodajna cena. Program će sam preračunati maržu. Ukoliko je prodajna cena različita od one na lageru program će pri knjiženju kalkulacije uraditi automatsku nivelaciju zaliha na lageru ukoliko je to podešeno u servisu programa. Kad je reč o maloprodaji kalkulacija se radi dodatno do maloprodajne cene.*
Broj dana – isto kao što je omogućeno kod fakture da svakoj stavci dodelimo različit broj dana za valutu plaćanja, tako i pri unosu kalkulacije možemo svakoj stavci dodeliti isto..
Jednom unešena kalkulacija može se korigovati sve dok se nalazi u statusu «Započeti dokument», a korekcija je moguća u svakoj stavci kalkulacije, kao i u zaglavlju kalkulacije. Ipak, postoje određena ograničenja u menjanju zaglavlja kalkulacije. Obeležje magacin ne može se menjati ako kalkulacija ima unešenu bar jednu stavku. Stavke u započetom dokumentu mogu da se brišu po želji.
Kod kalkulacija koje nisu u statusu «Započete» stavke se ne mogu korigovati a u zaglavlju dokumenta mogu se korigovati podaci koji nemaju uticaja na zalihe i nalog.
Komandna dugmad u donjem delu formulara za unos i ažuriranje kalkulacija pokreću poslovne akcije od kojih je najvažnije knjiženje dokumenta. U zavisnosti od podešavanja u Servisu programa, komandno dugme za knjiženje dokumenta pokreće različite akcije, što je naznačeno i izgledom komandnog dugmeta. Gledano s leva nadesno, na ekranskom formularu za unos i ažuriranje kalkulacija nalaze se sledeća komandna dugmad:
- omogućava da se urađena kalkulacija snimi u fajl na disku u formatu koji omogućava da se promene preuzmu u program za kasu.
- je komandno dugme za dodatni izbor artikla što je objašnjeno.
-je dugme koje omogućava kopiranje dokumenta. Preduslov za izvršenje ove akcije je da je iz kombinovane liste «Dokument» izabran započeti dokument. Pritiskom na ovo komandno dugme otvara se sledeći ekranski formular:
Iz kombinovane liste, koja je ograničena na dokumente iz magacina koji je unet u zaglavlju kalkulacije bira se dokument koji se kopira, nakon čega se pritiskom na dugme za potvrdu sve stavke iz izabranog dokumenta kopiraju u novi dokument. Ako je na prethodnoj formi obeležena akcija «Storno», količine u novom dokumentu biće unete sa suprotnim aritmetičkim predznakom.
- je komandno dugme koje će omogućiti unos podataka o ambalaži uz formiranu kalkulaciju. Firma pri preuzimanju robe može da određenu ambalažu razduži i zaduži. Pritiskom na ovo komandno dugme prikazaće se sledeći ekranski formular
U ovom ekranskom fomularu unose se podaci o vrsti i vrednosti zadužene, odnosno razdužene ambalaže. Sama ambalaža bira se preko combo box-a a nova se dodaje pozivom šifarnika sa F5.
- je komandno dugme koje omogućava da se unesu serijski brojevi artikala koji se nabaljaju. Ova funkcionalnost je omogućena samo za artikle koji su označeni da se vode po serijskim brojevima. Pritiskom na ovo komandno dugme otvara se sledeći ekranski formular
U levom delu formulara nalazi se lista artikala u zadatom magacinu i kalkulaciji koji se vode po serijskim brojevima, a u desnom delu ekrana se nalazi tabela gde treba uneti serijske brojeve za artikal iz liste levo.
- unose se svi ulazni računi koji su vezani za kalkulaciju. To su računi za zavisne troškove i računi vezani za uvoznu kalkulaciju.
Rad sa ulaznim računima je isti kao i kod istoimenog modula za troškove. Potrebno je naglasiti da treba voditi računa o zadnjoj koloni «Ide posebno» koja označava koji od unetih računa ide posebno u KPR.
- nako unosa ulaznih računa i naravno cele kalkulacije, izborom ovog dugmeta raspoređuju se vrednosti na sve stavke kalkulacije. Raspoređuju se zavisni troškovi iz ulaznih računa i rabat i popust ukoliko su uneti u zaglavlju kalkulacije.
- kod lagera je objašnjeno da se za svaki artikal može uneti reper cena koja služi za upoređivanje sa nabavnom u kalkulaciji. Prilikom unosa svake stavke program će za one artikle koji imaju unetu reper cenu a ona se razlikuje – veća je od nabavne javiti upozorenje. Neće ograničavati dalji rad. Pozivom ovog dugmeta omogućena je izrada izveštaja za sve nabavke gde se razlikuje reper cena od nabavne za uneti period.
- kalkulacija se može raditi na osnovu fakture ili otpremnice. Ukoliko se radi na osnovu otpremnice, kada se dobije faktura ona se može uneti u zaglavlje kalkulacije bez obzira na njen status. Sve one koje su urađene na osnovu otpremnice a nije dobijena faktura ne mogu ući za obračun PDV-a. Njima se mora promeniti poreski period u zaglavlju kalkulacije na naredni. Ovo dugme omogućava izveštaj za sve kalkulacije koje nemaju fakturu.
- omogućava izradu zbirnih izveštaja po kalkulacijama za uneti period. Izveštaj sadrži zbirno nabitnije elemente za svaku kalkulaciju.
Izeštaj je dat na narednoj slici.
je dugme koje prikazuje sumarne stavke kalkulacije. Služi za kontrolu pri izradi kalkulacije.
omogućava štampu kalkulacije. Poziva se forma za štampu koja omogućava dodatni izbor pri
štampi.
Omogućeno je da se štampa kalkulacija u punom ili skraćenom obliku i povratnica dobavljaču. Povratnica se radi isto kao kalkulacija, ali je kod količina predznak minus. Štampa se na posebno obrascu.
Nakon izbora štampa se kalkulacija u formatu koji je dat na slici:
služi za generisanje naloga i knjiženje kalkulacije kako zaliha, tako i knjigovodstveno. Pojavljuje se kada je u servisu programa podešeno automatsko knjiženje. Ukoliko je knjiženje preko
KiCentra onda se pojavljuje ..
Izgled forme za finansijski nalog prikazan je na sledećoj slici:
Rad sa nalozima objašnjen je u modulu nalozi. Važno je napomenuti da se nudi zadnji broj naloga za izabranu vrstu kalkulacije. Može se neograničeni broj puta ući u nalog i vratiti se u formu
kalkulacije. Tek knjiženjem naloga izborom dugmeta ažuriraju se zalihe i nalog odlazi u glavnu knjigu.